Dasselbe IT-Projekt bei mehreren Vermittlern: So gehst du vor

In einer Diskussion unter Selbstständigen beschreibt ein SAP-Freelancer genau diesen Fall: Mehrere Agenturen bieten ihm offenbar dasselbe Projekt an, und er weiß nicht, welche davon direkten Kundenkontakt hat. Die Antworten fallen unterschiedlich aus. Für die eigene Entscheidung brauchst du Auskünfte zur konkreten Position.

Vier Fälle, die leicht durcheinandergeraten

Eine Anzeigendublette liegt vor, wenn dieselbe zu besetzende Position mehrfach ausgeschrieben ist. Die Texte können voneinander abweichen: Ein Vermittler kürzt die Aufgaben, ein anderer übersetzt den Titel. Warum mehrere Firmen an einer Besetzung beteiligt sein können, erklärt unser Artikel über Direktvergabe und Vermittler.

Eine ähnliche Position kann fast dieselben Eckdaten haben und trotzdem eine eigene Chance sein. Eine Bank kann zwei Testmanager für verschiedene Teams suchen. Selbst ein identischer Anforderungstext verrät dir nicht, ob eine oder mehrere Personen gebraucht werden.

Bei einer erneut veröffentlichten Anzeige, oft Reposting genannt, taucht eine bekannte Ausschreibung wieder auf. Das Veröffentlichungsdatum sagt allein nichts darüber aus, ob die Suche noch läuft, wieder aufgenommen wurde oder sich der Bedarf geändert hat.

Bei einer Doppelvorstellung geht es um die Person: Dasselbe Beraterprofil gelangt für dieselbe Position über mehrere Vermittlungswege zum Endkunden. Dazu kann es auch kommen, wenn du nur eine Anzeige gesehen hast und ein Kollege parallel auf eine direkte Anfrage antwortet.

Drei Anzeigen nebeneinander

Stell dir vor, du suchst ein Anschlussprojekt für eine Testmanagerin. Diese drei Anzeigen kommen infrage. Alle Angaben im folgenden Beispiel sind erfunden. Sie dienen dem Vergleich und beziehen sich auf keine realen Vermittler oder Kunden.

A und B solltest du zusammen prüfen. Die besondere Aufgabe, das fachliche Umfeld und der Zeitraum passen zueinander. Die Unterschiede bei Titel und Ortsangabe lassen sich durch eine andere Beschreibung erklären. Bewiesen ist damit noch nichts. Vielleicht werden zwei Testverantwortliche für getrennte Teilprojekte gesucht.

Bei C sind Ort, Start und Laufzeit sogar wortgleich mit A. Die Tätigkeit ist aber eine andere: Tests programmieren statt deren fachliche Durchführung steuern. Behalte C als eigene mögliche Position. Ob eure Testmanagerin dafür geeignet ist, hängt von ihrer Erfahrung mit Testautomatisierung ab.

Für den nächsten Anruf stehen damit zwei Fragen fest: Betreffen A und B dieselbe Besetzung? Und welche praktische Erfahrung erwartet der Kunde bei C? Alle drei unter „Testen, Frankfurt“ zusammenzufassen würde Informationen verlieren.

Welche Angaben den Verdacht erhärten

Beginne mit dem Arbeitsauftrag. Eine seltene Kombination aus Fachprozess, Systemumstellung und konkreter Verantwortung hilft dir mehr als eine lange Liste verbreiteter Tools. Halte auch Widersprüche fest. Unterschiedliche Teams oder Liefergegenstände können auf getrennte Positionen hindeuten; eine abweichende Laufzeit kann ebenso eine aktualisierte Planung sein.

Sobald du den Endkunden und seine Positionsreferenz kennst, kannst du gezielter nachfragen. Die Anzeigenummer des Vermittlers bezeichnet dessen Eintrag. Zwei verschiedene Anzeigenummern sagen deshalb wenig darüber aus, ob sie auf denselben Bedarf zurückgehen. Lass dir sagen, ob die genannte Referenz vom Kunden oder vom Vermittler stammt.

Auch Remote-Angaben helfen nur, wenn klar ist, worauf sie sich beziehen. „Ein Tag vor Ort“ und „80 Prozent remote“ können denselben Rhythmus beschreiben, müssen es aber nicht. Das hängt unter anderem von der Auslastung ab. Den Abgleich von Prozenten, Personentagen und Terminen findest du im Ratgeber zu Remote-IT-Projekten.

Das solltest du vor der Vorstellung klären

Unterlagen beim Vermittler und Unterlagen beim Kunden sind zwei unterschiedliche Stände. In seinen FAQ zum Besetzungsprozess beschreibt Hays zunächst den Kontakt und Abgleich, dann die Besprechung einer passenden Aufgabe und anschließend die Kundenvorstellung. Auch Etengos Ablauf unterscheidet Auswahlgespräche von der Präsentation vorausgewählter Profile. Frage bei deinem Kontakt nach dem tatsächlichen Stand.

• Position: Welcher Endkunde und welches Team suchen? Gibt es eine Positionsreferenz des Kunden, und wie viele Personen werden für diese Aufgabe gebraucht?
• Vorstellungsweg: Geht das Profil von euch zum Kunden oder zunächst an einen weiteren Partner? Wer bestätigt die erfolgte Vorstellung?
• Bisheriger Stand: Unser Berater könnte für diese Position bereits im Gespräch sein. Könnt ihr vor einer weiteren Vorstellung prüfen, ob es derselbe Vorgang ist?
• Zusammenarbeit: Kommt für diese Anfrage ein bei uns angestellter Berater über unsere Beratung infrage? Welche Verfügbarkeit, Auslastung und Konditionen sind abgestimmt?
• Nächster Schritt: Soll das Profil zunächst intern geprüft oder schon beim Kunden vorgestellt werden? Wann bekommen wir eine Rückmeldung dazu?

Wird der Endkunde noch nicht genannt, frag nach Team, fachlichem Vorhaben oder einer Bestätigung anhand der bekannten Eckdaten. Reicht das nicht zur Zuordnung, lass das Kundenfeld offen und notiere, was noch geklärt werden muss.

Über welchen Vermittler du weitergehst

Wenn A und B tatsächlich dieselbe Position betreffen, sieh dir die Antworten an. Ein Kontakt kann dir vielleicht schon erklären, welche Tests zuerst anstehen und wann der Kunde Interviews plant. Der andere kennt bisher nur den Ausschreibungstext. Prüfe, wie konkret die Auskünfte sind und ob offene Punkte tatsächlich geklärt werden. Das früheste Veröffentlichungsdatum allein belegt keinen besseren Zugang.

Vergleiche auch, was der jeweilige Weg für eure Zusammenarbeit bedeutet: vereinbarter Satz, Einsatzbedingungen, Vertragspartner und Ansprechpartner während des Projekts. Lass dir diese Bedingungen auch dann nennen, wenn bereits ein direkter Kontakt zum Kunden besteht.

Lege intern fest, wer für diese Kombination aus Berater und Position zuständig ist. Diese Person hält die Abstimmung zusammen und informiert die anderen Beteiligten. Wenn das Profil bereits über einen Weg beim Kunden liegt, kläre den bestehenden Vorgang, bevor du einen zweiten vereinbarst. Ob und wie ein Wechsel möglich ist, lässt sich erst anhand der konkreten Absprachen entscheiden.

Vorstellungen in einer gemeinsamen Liste festhalten

Eine Zeile pro Berater, Position und Vermittler reicht als Ausgangspunkt. So bleibt sichtbar, dass zwei Kontakte dieselbe Position betreffen könnten. Trage eine vermutete Übereinstimmung ausdrücklich als Verdacht ein und ergänze später, wer sie bestätigt hat. Die folgende Ansicht zeigt den Stand nach den ersten Rückfragen im fiktiven Beispiel. Die Statusangaben sind unser Vorschlag für eure Organisation.

Die CSV enthält zusätzlich Felder für Projektlink, Ansprechpartner, internen Verantwortlichen, letzte Rückmeldung und den nächsten vereinbarten Termin. Für eine bestätigte Vorstellung gibt es ein eigenes Datumsfeld. Lass es leer, solange dir nur der Eingang beim Vermittler bestätigt wurde.

Kostenlos, ohne Anmeldung. Drei fiktive Beispielzeilen zum Ersetzen. Beim Import UTF-8 und Semikolon als Trennzeichen wählen.

Für mehrere Berater führt ihr die Übersicht gemeinsam an einem Ort. Prüft vor dem nächsten Vorschlag sowohl die Position als auch die Person. „Kunde bekannt“ ist zu grob: Eine frühere Vorstellung derselben Beraterin in einem anderen Team ist ein eigener Vorgang, den du beim aktuellen Kontakt erwähnen kannst.

Wenn keine Antwort kommt oder das Profil schon zweimal beim Kunden liegt

Bei Funkstille hilft eine konkrete Nachfrage: „Wurde [Berater] für [Position] beim Kunden vorgestellt? Falls ja, wann und mit welcher Rückmeldung?“ Vereinbare einen Rückmeldetermin, passend zur laufenden Suche. Eine ausbleibende Antwort belegt weder, dass nichts passiert ist, noch dass ein bestehender Vorgang erledigt ist. Teile einem zweiten Vermittler den ungeklärten Stand mit.

Taucht die Anzeige später erneut auf, nimm den alten Eintrag dazu. Erfrage, ob dieselbe Position noch offen ist, ein weiterer Platz besetzt werden soll oder sich die Anforderungen geändert haben. Nach einer Absage klärst du zusätzlich, ob derselbe Berater erneut berücksichtigt werden soll. Ein neues Datum an der Anzeige ist dafür keine Bestätigung.

Ist eine Doppelvorstellung bestätigt, stoppe weitere Einreichungen dieser Person für diese Position. Sammle die Referenzen, Vorstellungsdaten und Rückmeldungen und bitte die Beteiligten, den weiteren Weg mit dem Kunden zu klären. Eine pauschale Regel wie „Das Profil wird jetzt automatisch gesperrt“ hilft dabei nicht. Entscheidend ist, wie der konkrete Kunde den Vorgang behandelt.

Mehr Quellen durchsuchen und den Überblick behalten

WiseMatcher durchsucht für Deutschland 22 Projektquellen und gleicht Ausschreibungen mit den Beraterprofilen ab, die du einem Suchauftrag zugeordnet hast. Die Quellen überschneiden sich. Ein zusätzlicher Treffer kann ein weiteres Projekt sein oder ein anderer Zugang zu einem bereits bekannten Bedarf. Unser Vergleich der IT-Projektportale hilft dir, die Quellen einzuordnen.

Auch eine bereinigte Trefferliste beantwortet nicht, welches Profil ein Kollege gestern telefonisch angeboten hat. Halte die bestätigten Vorstellungen deshalb zusätzlich fest. Der Projektabgleich unterstützt die Auswahl; die Rückmeldung deines Ansprechpartners zeigt dir, wo der Berater tatsächlich im Verfahren steht.

Häufige Fragen

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