Direktvergabe vs. Vermittler: So werden IT-Projekte vergeben

Die Vergabekette: Vom Fachbereich bis zum Freelancer

Ende Juli merkt der Fachbereich einer Versicherung, dass die Migration des Schadensystems ohne einen zusätzlichen Java-Entwickler nicht fertig wird. Der Teamleiter kennt jemanden. Anrufen darf er ihn nicht. Also Bedarfsanforderung: Der Einkauf schickt sie an die Preferred-Supplier-Liste, ein großer Vermittler reicht sie an einen kleineren weiter, der fragt bei einem Beratungshaus mit Bench an. Am 1. September liegen drei Verträge zwischen Entwickler und Fachbereich. Das Beispiel ist ausgedacht, die Glieder sind es nicht:

1. Endkunde, Fachbereich. Hat den Bedarf, darf meist nicht selbst beauftragen.
2. Einkauf. Entscheidet über Vertragsform, Budget und Lieferant, arbeitet mit Rahmenverträgen.
3. Preferred-Supplier-Liste (PSL) oder Managed Service Provider (MSP). Die PSL ist der geschlossene Kreis zugelassener Lieferanten; ein MSP steuert alle Externen über ein Vendor Management System (VMS).
4. Große Vermittler. Hays, Randstad Professional (vormals GULP), SThree, SOLCOM, Ferchau, Etengo, Westhouse, Akkodis, Krongaard und top itservices sind laut Lünendonk-Liste 2024 die zehn umsatzstärksten Freelancer-Vermittler in Deutschland; Hays allein setzte 2023 mit Freelancer-Leistungen 1.789,9 Millionen Euro um (Lünendonk, 2024).
5. Sub-Vermittler. Auf Regionen, Technologien oder einzelne Kunden spezialisiert; suchen den Kandidaten für die Anfrage von oben.
6. Beratungshaus oder Freelancer. Die Person, die die Arbeit macht.

Nicht jede Kette hat alle sechs Glieder. Jede, die durch einen Konzern-Einkauf läuft, hat aber mindestens drei: Endkunde, gelisteter Lieferant, die Person, die arbeitet. Und der größte Teil dieses Geschäfts ist IT: Laut Lünendonk generiert „die Vermittlung von IT-Freelancern drei Viertel der Umsätze im Contracting".

Warum Konzerne fast nur über Listen und Vermittler einkaufen

Der Grund heißt Risiko. Ein Konzern, der einen Freelancer direkt beauftragt und ihn wie einen Angestellten einsetzt (feste Zeiten, Weisungen, Firmenlaptop), riskiert eine Einstufung als Scheinselbstständigkeit mit Beitragsnachforderungen über Jahre. Der Freelancer-Kompass 2026: Konzerne können Freelancer „oft wegen Compliance-Vorgaben, Einkaufsprozessen oder Scheinselbstständigkeitsrisiken schwerer einsetzen" (freelancermap, 2026). Die Freelancer sehen es genauso: 48 Prozent der von freelance.de Befragten nennen „Unklare Rechtslage/Compliance (z.B. Gefahr der Scheinselbstständigkeit)" als Hürde auf Unternehmensseite, 32 Prozent fehlende Standardprozesse für die Zusammenarbeit (freelance.de, 2025).

Das Gegenmodell zu Dienst- und Werkvertrag ist die Arbeitnehmerüberlassung (ANÜ): Arbeitnehmer werden überlassen, „wenn sie in die Arbeitsorganisation des Entleihers eingegliedert sind und seinen Weisungen unterliegen" (§ 1 AÜG). Ob ein Einsatz noch selbstständig ist, klärt im Zweifel ein Statusfeststellungsverfahren bei der Deutschen Rentenversicherung Bund (§ 7a SGB IV).

PSL, MSP und große Vermittler lösen für den Einkauf genau dieses Problem. Der Vermittler prüft den Status, hält die Verträge sauber, bietet ANÜ als Ausweichmodell und trägt einen Teil der Haftung. Laut Kompass 2025 kann ANÜ für Freelancer „eine Alternative sein, um Projekte bei großen Unternehmen zu sichern, die Freie nicht direkt beauftragen". Gern genommen wird das nicht: 60 Prozent lehnen ANÜ für sich ab (freelancermap, 2025). Dabei waren laut Kompass 2026 nur elf Prozent je von einer Statusprüfung betroffen, 75 Prozent haben nie ein Projekt deswegen verloren. Die Einkaufsprozesse sind Vorsorge gegen ein Risiko, das selten eintritt. Die Tür machen sie trotzdem zu.

Direktvergabe: Wo Projekte ohne Vermittler laufen

Der Mittelstand tickt anders. Ein Maschinenbauer mit 800 Leuten hat keinen MSP und keine PSL. Braucht der IT-Leiter einen SAP-Berater, ruft er den an, der die letzte Einführung gemacht hat, oder er schreibt selbst auf Freelancermap aus. Laut Kompass 2026 arbeiten 60 Prozent der Freelancer regelmäßig für den Mittelstand, 56 Prozent für Konzerne, 27 Prozent für Agenturen und Beratungshäuser (freelancermap, 2026); der Mittelstand ist laut Studie „der wichtigste Auftraggeber der freien Wirtschaft". Wie oft er direkt vergibt, weist keine Studie aus. Was ihn unterscheidet: Liste und MSP fehlen meist, also steht die Tür offen, die der Konzern zumacht.

Ein großer Teil der Projekte landet nie auf einer Börse. Folgeprojekte, Empfehlungen und PSL-interne Anfragen sind vergeben, bevor jemand außerhalb des Kreises sie sieht. Der Kompass 2025 hat das gemessen: 36 Prozent der Freelancer kommen aktiv an Projekte, über Akquise und Bewerbungen; 64 Prozent passiv, über Personaldienstleister, Weiterempfehlungen und Folgeprojekte (freelancermap, 2025). Der sichtbare Markt ist der kleinere Teil.

Wer postet eigentlich auf den Projektbörsen?

Auf Freelancermap wurden 2025 rund 90.000 Projekte ausgeschrieben, nach dem Höchststand von rund 132.000 im Jahr 2022 (freelancermap, 2026). Auf freelance.de waren es 2025 rund 56.000, nach 78.200 im Jahr 2023 (freelance.de, 2026).

Von wem sie stammen, weist keine der beiden Börsen aus; eine belastbare Zahl gibt es nicht. Was wir wissen: In den Ausschreibungen, die wir werktäglich für unsere Suchaufträge auf Freelancermap und LinkedIn sehen, tritt ganz überwiegend ein Vermittler als Kontakt auf. Das ist eine Beobachtung aus dem Alltag, keine Statistik.

Als Suchort nutzen Endkunden die Börsen durchaus: 57 Prozent der im Kompass 2025 befragten Unternehmen suchen dort nach Verstärkung. Suchen heißt aber nicht ausschreiben; wer Profile durchsucht, postet kein Projekt. Für dich als Personaldienstleister heißt das: Wer auf eine Börsenausschreibung antwortet, bewirbt sich meist bei einem anderen Vermittler und wird dessen Sub-Lieferant. Das legt fest, welche Marge übrig bleibt und wie schnell du sein musst. Welche Börse für welche Rolle die besseren Ausschreibungen liefert, steht in Freelancermap vs. freelance.de vs. LinkedIn.

Margen und mehrstufige Ketten: Was zwischen Endkunde und Freelancer verschwindet

Hier wird es unangenehm, weil die Zahlen alt sind. Die letzte breite Erhebung zur Vermittlermarge ist eine GULP-Umfrage von 2011 mit 43 Agenturen und 359 Freiberuflern: Die Agenturen gaben im Schnitt 22 Euro pro Stunde an, die Freiberufler schätzten 22,70 Euro (Computerwoche, 2011). Neueres haben wir nicht gefunden, nur Berichte von Vermittlern selbst. Timo Berg von 4freelance rechnet 10 Prozent Aufschlag gegen 30 oder 50 Prozent vor und schreibt: „Wir haben einen belegten Fall, bei dem einer der großen Vermittler für ein SAP-Projekt genau 50% berechnet hat." (4freelance, 2015). Die Spanne: 10 bis 50 Prozent auf den Freelancer-Satz, pro Stufe.

Für eine dreistufige Kette lässt sich das durchrechnen, als Modell, nicht als Messwert. Ausgangspunkt ist der Median-Stundensatz eines IT-Freelancers von 95 Euro (freelancermap, 2026), pro Stufe 15 Prozent Aufschlag, also eher der untere Rand:

Der Endkunde zahlt 33 Prozent mehr, als der Entwickler bekommt; bei 25 Prozent je Stufe wären es 56 Prozent. Und der Endkunde kennt die 95 Euro nicht, er sieht 126. Schon 2011 titelte die Computerwoche, dass Vermittler Freiberufler für zu teuer halten; beim Endkunden, der nur den Endpreis sieht, dürfte der Eindruck nicht besser sein.

Die Kette kostet außerdem Zeit: Jede Stufe ist ein Postfach, in dem die Anfrage liegt, bis jemand sie freigibt. Wer die Ausschreibung des großen Vermittlers direkt auf der Börse sieht und noch am Vormittag ein passendes Profil schickt, überspringt die Stufen dazwischen. Zu Reaktionszeiten je Stufe gibt es keine veröffentlichten Daten, auch wir messen sie nicht; was sich über das Tempo belegen lässt, steht in Wie schnell sind gute IT-Projekte vergeben? Die Kehrseite: CV-Shopping, also Profile sammeln und nach oben anbieten, ohne dass ein Auftrag sicher ist. 38 Prozent der Freelancer nennen das als Ärgernis, 52 Prozent Ghosting nach Profilversand oder Interview (freelance.de, 2026).

Akquisekanäle in Zahlen: Wie Freelancer an Projekte kommen

Der Freelancer-Kompass fragt nach dem wichtigsten Kanal, die freelance.de-Studie 2024 nach allen genutzten Kanälen.

Quellen: freelancermap Freelancer-Kompass 2025 (3.210 Befragte, DACH) und freelance.de Freelancer-Studie 2024 (1.615 Befragte).

Vermittler tauchen in beiden Spalten auf, aber in sehr unterschiedlicher Größe: 68 Prozent arbeiten mit ihnen, für 16 Prozent sind sie der wichtigste Kanal. Netzwerk und Empfehlung ergeben zusammen 37 Prozent, mehr als die Börsen; wer nur auf Börsen schaut, sieht ein gutes Drittel des Marktes.

Trotzdem bleiben die Börsen der wichtigste Einzelkanal, und der eine, der ohne bestehende Beziehung funktioniert. Mühsam ist er: 62 Prozent nennen die Auftragsakquise als größte Herausforderung, 43 Prozent haben keine gesicherte Auftragslage (freelancermap, 2026). Mehr dazu in Projektakquise in Zahlen.

Was das für Personaldienstleister und Beratungen mit Bench bedeutet

Sechs Vergabewege, sechs Regelwerke:

Auf eine PSL kommst du nicht über die Börse. Der realistische Weg für kleinere Häuser: Sub-Lieferant eines gelisteten Vermittlers werden, verlässlich liefern, bei der nächsten Rahmenvertragsrunde als Direktlieferant vorgeschlagen werden. Das dauert; rechne nicht in Monaten.

Direktausschreibungen des Mittelstands erkennst du am Absender. Statt „für unseren Kunden" steht dort ein Firmenname mit Standort, als Kontakt eine Person aus der Fachabteilung.

Die Börse bleibt die sichtbare Spitze, und dort zählt Tempo. Was auf Freelancermap steht, sehen alle Vermittler gleichzeitig, die großen eingeschlossen. Mit Reichweite gewinnt ein kleines Haus dagegen nichts, mit Passung und Tempo schon: der richtige Lebenslauf innerhalb einer Stunde statt irgendein Profil am nächsten Tag. Wer dafür werktäglich alle neuen Ausschreibungen gegen seinen Pool abgleicht, hat ein Volumenproblem, das wir in kleinem Rahmen nachgemessen haben: In unserer Stichprobe von 3.871 Sichtungen über vier Suchaufträge und drei Lebensläufe (Mai bis August 2026, überwiegend Freelancermap; Wiederholungen enthalten, weil dieselbe Ausschreibung in aufeinanderfolgenden Läufen erneut auftaucht; nicht repräsentativ; erste Messung, die wir fortschreiben) stufte unser KI-Abgleich rund 20 Prozent der Keyword-Treffer als passend zum jeweiligen Lebenslauf ein, Teilpassungen eingeschlossen; streng gerechnet liegt die Quote darunter. Vier von fünf Treffern wären als Alert Rauschen gewesen. Die Details stehen im Artikel über Keyword-Alerts und ihre Trefferquote; wie du den Abgleich organisierst, ob mit Tabelle, Alerts oder einem Tool wie WiseMatcher, im Leitfaden zur automatisierten Projektakquise.

Unsere Meinung, mit Ansage: Die Vergabekette wird nicht kürzer. Compliance-Druck nimmt zu, und die großen Vermittler wachsen schneller als die kleinen (4,1 gegen 0,2 Prozent laut Lünendonk 2024). Was sich ändert, ist die Spitze. Die Börsen werden mehr und mehr von Maschinen gelesen statt von Augen. Wer dort als Erster mit dem passenden Profil antwortet, bekommt die Anfrage. Wer sie erst am Nachmittag findet, ist meist nicht mehr der Erste.

Häufige Fragen

Wie werden IT-Projekte in Deutschland an Externe vergeben?

Bei Konzernen fast immer über eine Kette: Der Fachbereich meldet Bedarf, der Einkauf schreibt über Preferred-Supplier-Liste oder Managed Service Provider aus, große Vermittler wie Hays suchen den Kandidaten, oft über Sub-Vermittler und Beratungshäuser. Im Mittelstand, laut Freelancer-Kompass 2026 dem wichtigsten Auftraggeber, laufen Projekte eher direkt über Folgeprojekte, Empfehlungen oder eigene Ausschreibungen. Laut Kompass 2025 kommen 64 Prozent der Freelancer passiv an ihre Projekte.

Was ist eine Preferred-Supplier-Liste und wie komme ich darauf?

Eine Preferred-Supplier-Liste (PSL) ist der geschlossene Kreis von Lieferanten, bei denen der Einkauf eines Unternehmens externe Leistungen bestellen darf; häufig verwaltet ein Managed Service Provider sie über ein Vendor Management System. Auf die Liste kommst du über eine Lieferantenzulassung, die meist nur bei Neuvergabe des Rahmenvertrags geöffnet wird. Für kleinere Häuser ist der realistische Einstieg die Rolle als Sub-Lieferant eines gelisteten Vermittlers.

Wie hoch ist die Marge eines Projektvermittlers?

Eine aktuelle, belastbare Durchschnittszahl gibt es nicht. Die letzte breite Erhebung, eine GULP-Umfrage von 2011, nannte im Schnitt 22 Euro pro Stunde. Ein Vermittler rechnet in seinem Blog mit 10 bis 30 Prozent Aufschlag auf den Freelancer-Satz und nennt einen belegten Fall mit 50 Prozent. In mehrstufigen Ketten fällt der Aufschlag pro Stufe an; bei drei Stufen zahlt der Endkunde im Modell ein Drittel bis die Hälfte mehr.

Lohnt sich Direktvergabe mehr als der Weg über Vermittler?

Pro Stunde ja: Ohne Vermittler bleibt die Marge beim Freelancer oder Beratungshaus, und der Kunde zahlt weniger. Im Volumen nein: Konzernprojekte sind ohne Listung praktisch nicht direkt erreichbar, und laut freelance.de Studie 2024 arbeiten 68 Prozent der Freelancer mit Personaldienstleistern. Sinnvoll ist beides: Beziehungen in den Mittelstand aufbauen und parallel als schneller, verlässlicher Sub-Lieferant auf den Börsen präsent sein.

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